Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении унифицированной формы первичной
учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"

_______________________________________________________________________________
Документ не нуждается в госрегистрации
Министерства юстиции Российской Федерации
Письмо Минюста России от 28 августа 2001 года N 07/8637-ЮД.
______________________________________________________________________________

Государственный комитет Российской Федерации по статистике

постановляет:

1. Утвердить согласованную с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономики Российской Федерации унифицированную форму первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" с указаниями по ее применению и заполнению и ввести ее в действие с 1 января 2002 года.

2. Установить, что указанная в пункте 1 настоящего постановления унифицированная форма первичной учетной документации применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Председатель
Госкомстата России
В.Соколин

Унифицированная форма N АО-1

Унифицированная форма N АО-1

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Госкомстата России
от 01.08.2001 N 55

	Форма по ОКУД
наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Руководитель

должность

расшифровка подписи

Структурное подразделение
Подотчетное лицо				Табельный номер
	фамилия, инициалы
Профессия (должность)					Назначение аванса

Наименование показателя

Сумма, руб. коп.

Бухгалтерская запись

Предыдущий аванс

перерасход

счет, субсчет

сумма, руб. коп.

счет, субсчет

сумма, руб. коп.

Получен аванс 1. из кассы

1a. в валюте (справочно)

Итого получено

Израсходовано

Перерасход

Приложение

документов на

Отчет проверен.

К утверждению в сумме

сумма прописью

Главный бухгалтер

расшифровка подписи

Бухгалтер

расшифровка подписи

Остаток внесен

по кассовому ордеру N

Перерасход выдан

Бухгалтер (кассир)

расшифровка подписи

линия отреза

Расписка. Принят к проверке от

авансовый отчет N

коп., количество документов

прописью

Бухгалтер

расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

Номер по порядку	Документ, подтверждающий производственные расходы		Наименование документа (расхода)	Сумма расхода
				по отчету		принятая к учету		счета, субсчета
				в руб. коп.		в руб. коп.

Подотчетное лицо
			расшифровка подписи

Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (не нуждается в госрегистрации)

Название документа:	Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (не нуждается в госрегистрации)
Номер документа:	55
Вид документа:	Постановление Госкомстата России
Принявший орган:	Госкомстат России
Статус:	Действующий
Опубликован:	Налоги и платежи, N 11, ноябрь 2001 года Нормативные акты для бухгалтера, N 18, 21.09.2001 Финансовая газета
Дата принятия:	01 августа 2001
Дата начала действия:	01 января 2002

Авансовый отчет – бухгалтерский документ, подтверждающий расход наличных средств, выданных в качестве аванса с кассы предприятия, на нужды, связанные с осуществлением юридическим лицом производственно-хозяйственной деятельности.

Авансовый отчет: трансформация

В своей первоначальной форме АО-1, в числе прочих первичных документов бухгалтерского учета , был утвержден постановлением № 55 от 01.08.2001 года. В 2013 году введенная в действие вышеуказанным постановлением форма объявлена не обязательной к применению, и субъектам хозяйственной деятельности разрешено разрабатывать и использовать бланки собственного образца, которые, однако, должны содержать обязательные установочные данные, перечень которых имеется в нормах Закона «О бухгалтерском учете» (ч. 2 ст. 9). Тем не менее, несмотря на возможность формировать документ по своему усмотрению, подавляющей частью субъектов финансовой деятельности и сегодня используется в документообороте унифицированная форма АО 1.

В первоначальном варианте бланк авансового отчета форма АО-1 word-формата можно скачать ниже.

Нормативные документы, регулирующие обращение авансового отчета

Указанием ЦБР за № 3210-У от 11.03.14 года, а также некоторыми нормами Положения о командировках, устанавливается принцип составления, сдачи ответственным лицом, последующий учет и хранение авансовых отчетов.

Концепция работы с АО-1

Чтобы авансовый отчет по форме N АО-1, мог быть принят к последующему учету как финансовый документ, подтверждающий затраты по хозяйственной деятельности, должен быть соблюден ряд требований и условий по основным критериям работы с документом.

Формирование и сдача авансового отчета: кто?

Лицом, которое в соответствии с нормами Указания № 3210-У, может быть допущено к формированию и сдаче отчета об авансовых выплатах, может являться:

• штатный работник предприятия,
• физическое лицо, которое находится с предприятием в отношениях, регулируемых условиями договора подряда или об оказании услуг (приравниваются к штатным работникам, что обусловлено письмом ЦБР № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14 г.),

которому ранее из кассы предприятия были выданы подотчет наличные деньги.

Выдача денег подотчет: кому?

Законодательные нормы не устанавливают строгий перечень лиц, уполномоченных получать в кассе наличные средства подотчет. Эта функция оставлена на усмотрение собственника, и оформляется внутренним приказом.

Для оптимизации внутренней системы учета и отчетности, собственник условиями ЛНА (приказ по предприятию, распоряжение, инструкция) правомочен предусматривать круг лиц, которыми может быть составлена и сдана форма ОА-1 – авансовый отчет по затратам средств на различные виды хозяйственных нужд.

Выдача средств под отчет осуществляется по заявлению (служебной записке) работника, которое визируется руководителем, и является основанием для издания приказа о выдаче авансовой суммы, выписки расходного кассового ордера и выдачи наличных средств.

Следует учитывать, что к работе с документом могут привлекаться работники, не имеющие навыков обращения с документами по подотчетным выплатам, поэтому на авансовый отчет форма АО-1 образец заполнения должен находиться в открытом доступе – на доске с образцами документов.

Сроки: в течение какого времени подотчетное лицо обязано сформировать и сдать АО-1?

Сдать АО-1 об израсходованной сумме, прилагаемые к нему подтверждающие финансовые документы, а также остаток авансовой суммы (если таковой имеется) работник обязан не позднее, чем через 3 рабочих дня:

• с момента окончания срока подотчетного периода,
• с первого выхододня после окончания командировки (если в расходном ордере указано назначение авансовой выплаты – «командировочные расходы»).

Проверка и утверждение АО-1: в какие сроки?

После того, как подотчетное лицо подготовит и сдаст отчет, он должен быть проверен и утвержден в сроки, установленные внутренним нормативным актом предприятия, который издается и утверждается в начале каждого финансового года.

Для формирования отчета работник может получить бланк у кассира или в бухгалтерии (если на предприятии используется произвольный стандарт АО-1) либо может, если на предприятии применяется унифицированная форма АО-1, скачать бланк в конце статьи, и заполнить его по установленной форме.

После сдачи АО-1, документ проходит проверку и утверждается руководителем. На основании утвержденного отчета с работником должен быть произведен окончательный кассовый расчет – возврат остатка или выплата перерасходованной суммы, если таковая признана руководителем объективной.

Данные, отражаемые в отчете

Работником, получавшим ранее по РКО деньги подотчет, заполняется произвольная или унифицированная форма АО-1 авансовый отчет, в которой должны быть отражены:

• сумма, выданная работнику из кассы;
• общая сумма фактических затраченных средств;
• сумма остатка или перерасхода.

При несовпадении суммы аванса и израсходованных средств бланк в разделе проводок заполняется следующим образом:

О выдаче суммы, составившей перерасход, в случае если она будет утверждена руководителем предприятия, в бланке авансового отчета делается соответствующая запись:

Лицам, отчитывающимся по авансовым выплатам, следует помнить, что без предоставления документов, подтверждающих затраты, авансовый отчет не может быть принят к проверке и утверждению, поэтому финансовые документы (товарный либо кассовый чек , счет-фактура и проч.), подтверждающие расходы выданных средств, являются обязательным приложением к АО-1. Перечень прилагаемых документов указывается в специальной графе, на обороте бланка.

Он отражает расходование выданных ранее под отчет сумм. К нему прилагаются удостоверяющие затраты бумаги.

Госкомстат России Постановлением № 55 от 01.08.01 утвердил форму отчета и порядок ее оформления. Она имеет шифр по ОКУД 0302001. Для бюджетников предусмотрен бланк № 0504505, принятый приказом Минфина № 52н от 30.03.15.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

С помощью авансового отчета учитывают денежные средства, полученные подотчетными лицами на нужды административно-хозяйственного плана.

Документ оформляет подотчетник и передает его в бухгалтерию для проверки, подписания директором и списания издержек.

Суть бумаги

Целями составления формы АО-1 являются:

• контроль над расходованием выданных авансом сумм;
• утверждение использования средств руководителем;
• списание производственных затрат.

Деньги по расходному ордеру под отчет выдаются кассиром предприятия. В нем отражают цель расхода. Список лиц, имеющих право получать суммы под отчет, утверждается директором компании и хранится в бухгалтерии. Распоряжением утверждают и сроки, на которые данные суммы выдаются. Законом этот период неограничен.

Средства на командировочные затраты сотрудник получает по соответствующему приказу о направлении в поездку либо по командировочному удостоверению.

Документ проверяет ответственный бухгалтер и утверждает руководитель. Остаток неизрасходованных сумм вносится сотрудником в кассу, а перерасход возмещается ему по расходному ордеру. Форма АО-1 оформляется в одном экземпляре.

При необходимости деньги под отчет работодатель выдает сотруднику, который должен по истечении определенного срока отчитаться за них перед бухгалтерией.

Когда это необходимо

Авансовый отчет нужен для того, чтобы получивший целевые деньги сотрудник отчитался за их расход перед работодателем.

Подотчетные суммы могут выдаваться на следующие нужны:

• покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, ГСМ;
• командировки;
• общехозяйственные и представительские затраты;
• прочие.

По прошествии трех дней с даты, когда закончился срок, на который выдавались деньги или приезда из командировки, подотчетник обязан отчитаться перед работодателем по всем произведенным расходам.

Для этого он может самостоятельно заполнить типовой бланк документа или сдать бухгалтеру расходные бумаги. Он подготовит авансовый отчет с помощью компьютерной программы. Затем подотчетник проверяет соответствие распечатанного документа предъявленным им подтверждающим и подписывает отчет.

Кто и как составляет

Форма АО-1 заполняется работником, получившим деньги под отчет на хознужды или направленным в командировку.

• истечения периода, на который выданы деньги, указанного в заявлении работника на получение суммы;
• выхода труженика на работу, если срок использования средств истек в период его нетрудоспособности или отпуска;
• прибытия из командировки.

Такой порядок предусмотрен п. 6 указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 и п.26 Положения о командировках, одобренным постановлением Правительства № 749 от 13.10.08.

В помощь сотрудникам при заполнении отчета работодатель может разработать инструкцию по его оформлению.

На лицевой части бланка подотчетник указывает следующие сведения:

• название фирмы;
• дату заполнения;
• свои ФИО, должность, номер по табелю;
• предназначение аванса.

Оборотная сторона содержит таблицу. В ней сотрудник указывает, на что он потратил деньги. По каждому подтверждающему документу заполняется отдельная строка.

В ней отражают:

• номер;
• дату бумаги;
• название;
• израсходованную сумму.

В конце таблицы пишется суммарный расход. Далее, работник сдает отчет и оправдательные документы в бухгалтерию.

Получив от подотчетника форму АО-1, бухгалтер должен:

• проверить, верно ли она составлена;
• сверить сведения в таблице с прикрепленными бумагами;
• присвоить отчету номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер оформляет отрывную часть, в ней указывается:

• от кого получен бланк;
• номер и дата бумаги;
• израсходованная сумма;
• число документов-приложений;
• дата проверки и подпись.

Расписка отрывается от основного бланка и отдается подотчетнику. Это свидетельствует о том, что документ проверен и принят.

На обороте бухгалтер оформляет строки:

Затем заполняются две таблички на лицевой стороне отчета.

В левой указывают:

• остаток (перерасход) по данным предыдущего аванса;
• выданная сумма;
• фактически израсходованные средства;
• остаток или перерасход.

Во второй таблице проставляются необходимые проводки. Данные о внесенном остатке или выплаченном перерасходе бухгалтер заносит в ячейку в нижней части формы. Здесь же ставится номер и дата приходного либо расходного ордера. После заполнения, бухгалтер передает отчет директору для подписи.

Бланк формы АО-1:

Основания для выдачи

Предприятие выдает авансы подотчетным лицам на предстоящие целевые затраты. Размер выплаты утверждается приказом директора, в нем также отражают: цели расходов, срок использования денег, порядок отчета за них.

Средства работник получает из кассы по заявлению, на котором должна стоять виза главбуха и руководителя организации или его структурной единицы. Деньги можно перечислять на пластиковую карту сотрудника. При этом в заявлении указывают реквизиты для зачисления суммы. Эта возможность должна закрепляться в учетной политике компании или ином внутреннем нормативном акте.

На предприятии обязательно должен быть приказ о перечне лиц-подотчетников. Хранится он в бухгалтерии. Отдельным распоряжением руководителя устанавливается предельный срок пользования деньгами.

Основание для выплаты подотчетной суммы на служебную поездку - приказ начальника или командировочное удостоверение. Отчет о затратах труженик обязан предоставить в течение трех дней после приезда.

Если труженик имеет задолженность по выданному ранее авансу, очередную сумму под отчет он получить не вправе. Сотруднику запрещается передавать полученные под отчет средства какому-либо другому лицу.

Образец формы АО-1

Для грамотного заполнения формы следует изучить заполненный образец. Сверху в документ вписывается наименование организации, ее шифр ОКПО.

Ниже приводятся сведения о сотруднике:

• подразделение, в котором он трудится;
• профессия;
• табельный номер.

Следом отражают назначение аванса. В идущих ниже таблицах указывают выданные суммы, расход, остаток, корреспонденцию счетов. Затем количество документов-приложений и число листов в них.

В расписке бухгалтер отражает, от кого принят отчет, его номер, дату, сумму расхода, количество приложений и расписывается. На обороте в таблицу подотчетник вносит данные о документе, подтверждающем затраты: дату, номер, название, сумму. Под своими записями он расписывается.

Образец заполнения формы АО-1:

Порядок составления бланка

Форма АО-1 оформляется подотчетным лицом и бухгалтером.

Сотрудник, получивший деньги, вносит следующие данные:

• наименование компании;
• дата составления;
• назначение аванса;
• персональные сведения: ФИО, номер по табелю, должность, подразделение;
• остаток выданного ранее аванса;
• полученная от кассира сумма;
• графы о расходе, остатке;
• число бумаг-приложений.

На обороте он указывает информацию о подтверждающем затраты документе:

• номер;
• дата;
• название;
• сумма.

В конце таблицы ставится итоговая израсходованная сумма. Бухгалтер проверяет правильность внесенных подотчетником данных, целевой характер расходов, заполняет оставшиеся графы. В качестве подтверждения принятия отчета работнику выдается его отрывная часть.

Главные правила заполнения

С начала 2002 года все организации, за исключением бюджетных, при выдаче денег под отчет применяют унифицированный бланк АО-1.

При оформлении авансового отчета должны соблюдаться следующие требования:

• данные вносятся от руки или на компьютере;
• составляется 1 экземпляр;
• заполнение документа возложено на подотчетника и бухгалтера;
• на лицевой стороне указываются сведения об организации и работнике, движение подотчетных сумм, проводки;
• отрывная часть заполняется бухгалтером и вручается сотруднику;
• на обороте фиксируют информацию о расходных документах и сумме затрат;
• за подотчетную сумму сотрудник должен отчитаться в трехдневный срок с момента истечения периода, на который средства выданы;
• получающий деньги под отчет работник не должен иметь задолженности перед организацией;
• остаток по отчету труженик сдает кассиру или получает в качестве возмещения перерасхода;
• форма подписывается бухгалтером, главбухом и руководителем предприятия и принимается к учету для списания издержек.

Расчеты со своими сотрудниками по выданным авансам, подотчетным суммам составляют достаточное количество операций, которые осуществляют бухгалтерские службы каждого хозяйствующего субъекта. В оформлении документации по подтверждению расходов, произведенных подотчетными лицами, возникают спорные вопросы. В связи с этим актуальным остается вопрос, где можно взять или скачать авансовый отчет (бланк).

Из чего состоит авансовый отчет

Состав бланка авансового отчета можно представить в виде трех частей (таблица 1).

Таблица 1. Состав бланка авансового отчета

Номер части	Кто заполняет	Какая информация отражается
Часть первая		В первой части бланка авансового отчета указываются: наименование документа (авансовый отчет); регистрационный номер документа и дата составления; информация о наименовании организации и структурном подразделении; сведения о подотчетном лице (ФИО), его табельный номер, профессия; цель получения подотчетной суммы; информация о сумме имеющегося предыдущего аванса (с указанием имеющегося перерасхода или остатка); сумма полученного аванса; расчет полученных и израсходованных подотчетных сумм; сумма остатка или перерасхода по подотчетным суммам; бухгалтерские записи с указанием счетов и субсчетов; информация об имеющихся приложениях к авансовому отчету с указанием количества листов; сведения о проверке авансового отчета бухгалтерской службой и сумме к утверждению, которая указывается прописью и цифровым способом; подписи главного бухгалтера и бухгалтера хозяйствующего субъекта; сведения о внесенном остатке по подотчетным суммам или выданном перерасходе с указанием номера и числа оформления кассового ордера.
Часть вторая	сотрудник бухгалтерской службы	Расписка является второй частью бланка авансового отчета и является отрывной, в ней отражается информация о принятии подготовленного отчета к проверке, указывается следующая информация: сведения о лице, от которого принят отчет на проверку (указывается ФИО); проставляются номер авансового отчета и дата его составления; отражается информация о сумме авансового отчета и количестве документов с указанием листов; подпись бухгалтера хозяйствующего субъекта, который принял отчет к проверке; дата.
Часть третья	подотчетное лицо совместно с сотрудником бухгалтерской службы	В третьей части бланка авансового отчета, который печатается на оборотной стороне: отражается наименование документа (с указанием реквизитов, которые подтверждают произведенные расходы); проставляется сумма расхода (отдельно по отчету и принятая к учету); указывается дебет счета и субсчета, куда будут отнесены расходы; проставляется итоговая сумма; подотчетное лицо ставит свою подпись и расшифровку подписи.

Вторая часть является отрывной, представлена в виде расписки, которую отдают подотчетному лицу, который отчитывается за произведенные расходы по данному документу.

Третья часть является оборотной стороной бланка авансового отчета.

Авансовый отчет может составляться в следующих формах:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

При формировании отчета в электронном виде применяется электронная подпись всеми сотрудниками, которые участвуют в его заполнении (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Форма банка авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. На данный момент формы первичных документов не обязательны к использованию и каждый хозяйствующий субъект имеет право не использовать его, видоизменять, использовать другие формы первичных документов, разработанные самостоятельно. При этом вновь разработанные формы должны быть представлены в приложении к учетной политике предприятия.

Бланк официальной формы АО-1

Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :

• командировочные расходы ;
• административные или производственные расходы .

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .

После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)

Документ оформляется как работником , так и сотрудником бухгалтерской службы .
Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные :
1 . Название организации ;
2 . Дата составления ;
3 . Назначение аванса (производственные , представительские , командировочные расходы и т .д .);
4 . Персональные данные , а именно : фамилию и инициалы , структурное подразделение , в котором работает подотчетник , табельный номер , должность ;
5 . Информация о размере последнего аванса ;
6 . Сумма подотчета , выданного кассиром ;
7 . Графы «Израсходовано », «Остаток /Перерасход », а также информация о количестве документов , которые прикладываются к АО –1 , заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных ;
8 . Табличная часть об израсходованных средствах , а именно :

• порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
• номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
• название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
• сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
• расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).

После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

• наименование организации;
• дата составления отчета;
• структурное подразделение, в котором он работает;
• свои ФИО, должность, табельный номер;
• назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

• в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по .В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
• вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие .

Пример заполнения авансового отчета №АО-1

На рисунке ниже представлен образец заполнения бланка авансового отчета.

Образец заполнения лицевой стороны отчета

На рисунке ниже представлен образец заполнения оборотной стороны отчета.

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1